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大型企业固定资产管理实践与管控对策

2013-9-17 19:33:35 《民航管理》2012年第4期 作者:陈秋玲 阅读:

  前言:权威市场调查机构ARC在一份报告中提到:“要达到优化资产回报率的目标,企业设备资产的全寿命管理将是一种挑战,同时也是一项基础性的工作。全面的企业资产管理(TEAM)是我们迈向新经济的重要策略。”本文针对大型企业固定资产基础管理存在的主要问题,揭示了实现固定资产的技术管理、价值管理与实物使用管理相结合的途径,并总结出行之有效的管理对策。

  固定资产是一个企业的发展主要基础,同时也是企业价值的主要载体,固定资产管理的管理水平直接关系到企业的安全生产、经营效益以及投资回报。据统计,大型传统资产型企业固定资产既有生产型设施、设备,又有行政管理设施设备,往往分布点多、面广,新旧程度差异大,维护以及年折旧费用占企业年管理费用的主要支出。因此,资产管理的有效程度是企业实现低成本战略以及安全战略的基本保证。

  一、大型企业固定资产管理存在的主要问题

  (一)固定资产管理责任不清。固定资产管理责任涉及面广,一般企业财务部门负责资产价值管理,基建或安技部门负责资产的建设、维修维护以及采购等技术管理,投资部门负责资产的前期投资决策以及后期报废管理,而资产的日常实物管理则由资产使用部门负责,由此造成多头管理、信息阻滞、缺乏真正的管理责任人。

  (二)管理水平较低。部分大型企业固定资产管理不仅量大,而且繁琐。购置一项固定资产,往往需经申报计划、请购、采购、验收、交付使用等等环节;报废一项资产,需上下级、不同部门间盖章批准,时效性差。

  (三)信息重叠、缺失,管理手段落后。财务、技术、投资部门以及资产实物使用单位的信息相互重叠、不能动态反映信息变化;在资产管理信息方面,除了财务部门,使用单位、技术管理部门以及综合管理部门均难以取得所辖资产的数据,给日常的管理带来极大的不便。一项资产如发生调拨,由于缺少资产管理履历,人们无法知道该项资产来自何方,无法知悉其维护保养历史,更无法提供用于决策的统计信息。

  (四)资产信息缺乏有效监督。由于长期无动态的资产管理信息,资产的维修维护、调动、报废没有实时变动,仅靠以年度为单位的资产清查才做出调整,易造成帐物卡不符的现象。

  (五)资产信息不能为投资决策服务。资产管理信息缺乏或者不准确,将导致投资计划、采购决策缺乏依据,间接也导致资产闲置严重,成了制约企业快速发展的一个严重问题。

  二、改善固定资产管理的思路与路径

  针对上述企业固定资产易出现的问题,改善资产管理状况,笔者认为:首先是要在企业管理高层引起重视,对管理机构的职能做出了调整,明确了管理职责;同时应建立信息平台规范固定资产管理流程,形成共享信息数据库,才能朝着程序化、规范化管理方向迈进。

  汲取国内外先进的管理经验,并结合在企业的具体实践情况,笔者认为固定资产管理目标以及思路应围绕二条主线:一是落实管理部门的职责,实现固定资产从投资计划、购建、使用、维护直至报废全生命周期的跟踪管理;二是在全生命周期管理中应将固定资产的基础数据资料以及所产生的动态信息,加以整理和规范,达到数据资料和管理信息的共享,从而将技术管理、价值管理与实物使用管理结合起来。通过这二条主线使企业资产管理找到适应未来发展的管理路径。

  三、改进企业固定资产管理的措施

  由于固定资产涉及管理部门多,作为管理人员,应充分了解本企业资产管理的思路以及管理的责任,持继地对本企业的资产管理实施改进。

  (一)资产管理关口前移,以资产使用单位为前端建立固定资产管理卡片

  固定资产使用期均在一年以上,部分基础设施甚至可以使用二、三十年,因此,固定资产在购建初时的技术数据的保留尤为重要。目前,资产管理卡片主要由企业的财务部门建立,以财务建卡作为资产纳入公司管理的伊始,而财务部门由于自身业务的限制,往往无法在建立资产卡片时对设施设备的规格、技术参数完整全面地录入,导致资产管理第一个环节即丢失了可供今后长期管理的基础技术性能以及参数资料;此外,还可能存在建卡不及时,实物已经在用,却游离公司管理之外的情况。为此,笔者认为应舍弃单纯由财务部门建立资产卡片的做法,而改由资产使用单位、财务部门共同建设资产卡片,即资产使用单位在资产验收时负责在资产卡片中记录技术信息,财务部门则经过对资产卡片分类编号,确立资产账面原值,在此基础上,将资产纳入公司统一管理范畴。

  (二)建立管理责任制——谁使用谁负责

  目前大型企业基本上实现了资产账务处理信息化,但却不一定真正落实资产管理责任,资产管理责任即指通过具体的管理人员对资产的损毁、丢失、调动、不良购置负责,从而实现资产的保全。比如,企业总部各部门、下属单位的库站、中心作为资产的最终使用者,同时也是管理者,应相应承担起资产的保全、维护保养以及创造效益的责任。如果一个企业上亿资产的管理责任不落实到每位资产使用者身上,要想理顺上亿资产的管理是不可想象的。实践中表明,资产清查中盘亏资产部分的原因就是由于资产使用者、管理者对资产没有保全的责任,如在无批准的情况下,拆除重要设施,造成公司资产的严重损失;擅自捐赠设备;更有部分设施未办理报废即被拆除;部分老设备为新设备替代后,未办理报废即被废弃等等。

  为此,应通过建立固定资产管理程序明确了管理部门的责职,特别是使用单位的职责,即各实物使用单位负责人为本单位固定资产责任人,负责对本单位资产的保全,对设施、设备进行及时的维修、维护,确保其处于安全使用状态;同时,负责人离任时需办理资产移交手续。如发现其所辖资产非正常原因损坏或丢失,上级部门需追究其责任并作相应扣罚。

  (三)资产的信息化管理

  在今天激烈竞争的市场中,一个企业需要在计划、采购、跟踪、管理和最终的退役出让五个阶段清晰准确地了解自身拥有的设施设备资产的所有信息,除了设备的种类、规格型号、安装位置、价值等信息外,还需对资产的状态、服役历史和保修记录的动态信息加以记录,以提高设备资产利用率。

  由于公司固定资产管理环节中财务的资产价值信息、设备安全信息自成体系,无法与资产实物的增减变化动态过程保持联动,经年的日积月累,账册已无法与实物一一对应,技术管理部门、资产使用单位对自己管辖的资产心中没底,更无法为管理提供所需的决策信息。

  可靠的资产管理需要及时准确的资产信息,为此,需要建设和强化高效的资产信息体系——资产综合管理数据库,由固定资产使用部门、技术管理部门、价值管理部门以及综合管理部门在各自权限范围内对固定资产的技术、价值、使用状况等变动信息进行管理,实现数据资料和管理信息共享。

  为此,笔者认为,一项资产管理卡片,至少应有交付使用记录、财务价值变动信息、使用情况以及变动记录四部分。交付使用记录包括规格型号、规模、使用时间、存放地点、主要技术参数以及供应商的相关资料;财务价值变动信息包括原值、累计折旧、净值、减值准备、残值率等信息;使用情况记录包括改良、维修、维护以及费用信息;变动记录则包括资产闲置、调拨、报废、出租、出售等信息,具备以上四项信息的资产管理卡片基本涵盖了资产生命周期管理所要求的信息,为生产管理提供了基本的信息资料。

  除了上述措施,我们还需要进一步简化规范管理流程,将资产管理成效列入业绩考核等等。我们知道,企业的生存与发展,主要面临的挑战并不是服务或技术水平缺乏竞争力,而是资产回报率过低、资产管理效率低下所带来的财力有限及资金短缺。因此,落实资产生命周期管理职责、充分利用了现代信息管理技术和手段为资产的技术、价值、实物使用管理融为一体所提供的可能性,将能实现资产管理整体水平飞跃性的提高,建立和强化企业卓尔不群的竞争地位。

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