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电子化办公在医院行政办公室的应用

2016-1-6 15:19:50 《民航管理》2015年第9期 作者:马倩怡 阅读:

  随着传统的互联网和移动互联网的不断发展,作为一个现代化医院,如何更好地应用电子化设备及技术来提升医院行政办公室日常业务的处理速度和质量,是我们需要思考的一个问题。

  电子化办公实施的先行条件

  (一)网络基础建设

  电子化办公首要条件是连接各科室的局域网,每个终端再根据需要配置相应的硬件,包括计算机、打印机、扫描仪、投影仪等电子设备。考虑到系统和硬件的兼容性、售后以及维修,网络中的硬件尽量选取统一品牌。在政府采购网允许的范围内,优先考虑质量、兼容性,并按照性价比选取产品,进行医院网络硬件建设。其次,在网络建设初期还要着重考虑安全性问题,应明确各部门、各科室工作职责,按照工作内容划分局域网和互联网,根据接入网络的不同级别设定安全管理措施和防火墙,保护医院数据安全。

  (二)根据工作需要定制合适的软件

  医院工作分工很细、部门较多,各科室职责和工作内涵不尽相同,因此我们要根据工作特点定制适合的软件。目前我院的系统可以分为三大部分:一是医疗信息系统,这其中包括HIS、LIS、PACS、健康体检、电子病历、移动护理等;二是财务信息系统,包括成本核算、固定资产、物流等方面;三是行政办公系统。作为办公室现在使用的是Office Automation(简称OA,也称办公自动化)网络智能办公系统,它是建立在计算机局部网络基础上的一种分布式信息处理系统,该系统包括内部通讯平台(电子邮件、在线短信);信息发布平台(公告通知、新闻发布、个人论坛);日常办公(网上审批、公文处理、工作监控);文件管理(文件检索、网络硬盘);会议管理(会议使用申请和安排);辅助办公(日程安排、工作日志、物品设备购置申请等)。

  (三)制定合理的电子化办公工作流程

  在办公室使用的电子化办公软件(以下简称0A系统)的运转过程中,工作流程制定的成功与否会直接影响其功能的发挥以及办公的效率。如何使OA系统能够真正在医院行政管理中发挥重要作用,这就需要根据医院的实际情况来制定合理的电子化办公工作流程。制定工作流程要考虑到各个办公环节,特别对于各类审批事项的流程,文件流转的流程,要精细到设定人员和岗位的权限,以及是否需要岗位协同工作等。电子化办公最重要的是文件的传输与批阅,不同职能的科室享有的权限不同,参与医院日常事务的范围也不同。因此,如何科学、合理的设定人员权限,如何保管好个人密码要依靠工作流程和制度加以限定和制约,确保在电子化办公的过程中不出差错。

  (四)注重人员培养

  电子化办公虽然倚靠网络、设备、软件等,但实际操作还需人员进行。首先要求办公室做好员工的选拔工作,挑选业务能力强、素质高的员工进入到办公室工作,不能仅仅满足于一般的计算机操作,其次要定期组织人员进行集中学习,给员工做好电子化办公的知识培训,使其能够保持较高的知识层次、并且能够适应新形势下的工作方式,保证每一位职工的思想进步性和技术先进性。

  电子化办公应用的优势

  (一)规范办公流程

  随着医院的迅速发展,以及对科学化管理的重视,医院各项事务的办理要求越来越高,这就需要行政办公人员严格执行国家以及医院办公的各项流程,不可私下办理。而电子化办公恰恰可以起到一个约束作用,例如OA办公系统软件,院内职工一人一个用户名和密码,每项工作的申请审批都是按照医院要求设置,并实行层层责任制,一级一级进行审批,只有登录自己账户才可操作,保证了审批阅办的真实性和规范了工作的办理流程。

  (二)提高工作效率

  众所周知,医院办公室是作为医院沟通上下、协调左右、联系各方的重要枢纽部门,每天都有数份文件需要领导审批,再传阅到科室进行阅办。传统的沟通方式只能靠人力,通过复印审批过的文件再送到相关科室进行阅办。而现代工作方式的改变,有效地提高了办公室的工作效率。我们可以将领导批复的文件进行电子扫描,存档,再通过网络传送给各相关科室,这样节省了每日穿梭于医院各科送达文件的时间。另外,通过OA系统软件,也可实现网上办公,例如各类申请的审批,负责人通过电脑点击即可完成,操作便捷、节约时间,提高办事效率的同时方便了工作人员,避免了一次次跑腿无功而返、一天天等待迟迟办不完的局面,有效提高工作人员的工作积极性。

  院内还建立了飞信、微信群等沟通方式,将各类通知以最快最准最简短的方式传输给大家,提醒大家及时从相关系统中调取或下载,提高了职工对于各类通知反应的灵敏度和及时性,进而提高了工作效率。

  (三)方便文档的留存和检索

  在手工办公的情况下,文档的检索存在非常大的难度,而电子化的文档及软件就解决了这一问题。纸质文件经过电子扫描后存入硬盘,一方面可以做到双备份,另一方面也易于保存,节省空间。如果文档量增加,只要扩充硬盘的容量即可。最便利的体现就是检索和查阅文档,以前查阅档案需要专人到档案室根据年份、类别、编号等逐个翻看后再进行复印,而使用电子档案后,只要在系统中输入文号或者其中的关键字即可迅速筛选出相关联的文件,并且可直接将文件电子版导出在电脑中,再发送给需要的部门即可,省去复印等环节,便捷又省时。

  (四)降低办公成本

  应用电子化办公可以降低办公成本,特别是节省了纸张、签字笔等办公用品的数量。2011年我院正式使用OA网络智能办公系统后,A4纸的使用量逐年递减,2014年复印纸用量较2011年减少了37.5%。随着电子化办公被广泛接受,使用频度的加快,纸张使用的数量也随之减少,最终会达到一个相对较平衡的点。传统的手写文档,例如会议记录、各类申请单、学习培训笔记等,日积月累,使用和存储了大量的纸张,如今现代电子化办公方式使这些文档直接记录在电脑中、如有需要可直接考取或下载,减去复印等环节,也节省了纸本的使用,减少了人力成本和物力成本,为医院降低了部分开销。

  电子化办公注意事项

  电子化的应用改变了传统的办公模式,优化了医院的办公条件,提高了办公效率和管理水平。但电子化的办公模式仍有一些需要注意的地方:

  (一)安全保障和保密性

  电子化办公面临的最大问题就是安全性和保密性。能够保证系统正常运行的两大关键就是电源和网络。应经常对电力设施和网络通讯进行保养和维护,一旦有断电和脱网的情况发生,可以在第一时间内启用备用源,以保证电子设备和办公系统的正常使用。此外,网络信息安全十分重要,电子设备及系统使用者的权限必须得到保护,电子化文件因长期存在于网络中,一旦遭遇黑客侵袭,电脑中的文档就犹如透明,无任何安全性。因此,使用者要定期查杀病毒,更新升级系统,也应不定期地更换自己的登陆密码,或通过权限控制、存储和传输加密等方法来抵御信息的泄露。对于较为重要的文件,建议专人专机,专属密码,计算机不连接网络,确保信息的安全性和保密性。

  (二)制定使用办法,加强人员培训

  电子化办公是计算机或程序进行的一种快速的数字运算,这种行为就需要办公必须按照严格的科学化流程进行。医院办公室实现电子化办公更需要制定一系列切实可行的措施来进行规范和完善。只有制定了规章制度、操作标准、使用办法等才能顺利实现电子化办公。而且要注意调动人员的积极性和主动性,使他们能够熟悉电子产品和软件的使用,虽然电子化办公有方便之处,但如果人员不进行操作,工作一样会停止不前,电子化办公无法得到推广和普及。因此要增加培训,强化意识,尽快尽好地投入到电子化办公的模式中。

  电子化办公未来趋势

  (一)无线化

  利用新技术,使移动办公能够广泛应用,信息终端应用正在全面推进融合,它融合了计算机技术、通信技术、互联网技术,移动设备将成为个人办公必备的信息终端,在这个载体上,电子办公系统将成为管理中的亮点,我们可以实现随时随地的阅览文件、图片等,及时作出批复、决策等,真正的完成无处不在、无时不在的实时动态管理。

  (二)协同化

  医院中有很多个管理软件和工作站,这些系统在提升医院管理的同时,也形成了“各自为政”的信息孤岛,无法形成整合效应,如果能够协同这些系统共同运作出集成软件来帮助医院的管理者更好了解和管理医院,做出更高效地决策,势必为医院的发展带来更大的益处。

  (三)智能化

  跟随网络和信息时代的发展,面对越来越多的数据,电子化办公不再是单一的电子文档、收发邮件、发布公告、审批等,而是在此基础上,能够将医院的各项数据进行统计并做分析处理,更好地为医院发展提供资料。

  (四)人性化

  根据医院办公的要求和环境,对系统进行人性化设计,根据不同人员的需要进行功能组合,将合适的功能放在合适的位置给合适的员工来访问,实现真正的人本管理。

  随着现代社会电子化信息化的飞速发展,不论是政府、企事业单位还是到每一个人,都将拥有大量信息资源,我们对信息依赖程度也会日益增加,电子化办公在行政办公室的应用将愈发重要。

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